Rancang Bangun Aplikasi Pengarsipan Surat Berbasis Web di SD Negeri Tuis 1 Kabupaten Tangerang

Sistem pengarsipan surat di SD Negeri Tuis 1 Kabupaten Tangerang masih
dilakukan secara manual menggunakan arsip kertas dan buku agenda. Hal ini
menyebabkan berbagai permasalahan seperti lambatnya pencarian surat,
penumpukan arsip, serta risiko kehilangan atau kerusakan dokumen penting.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem pengarsipan yang
berjalan dan merancang sistem informasi pengarsipan surat berbasis web yang
dapat mempermudah proses pendataan, pencarian, pengunggahan, dan pelaporan
surat masuk dan keluar. Metode yang digunakan dalam penelitian ini meliputi
observasi langsung dan wawancara dengan staf sekolah sebagai pengguna sistem.
Analisis sistem dilakukan dengan pendekatan PIECES untuk mengidentifikasi
kekurangan sistem saat ini. Sistem kemudian dikembangkan menggunakan metode
Prototyping, dan divisualisasikan melalui diagram UML seperti use case, activity,
dan sequence diagram. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem arsip digital
berbasis web yang dapat diakses oleh admin, operator, dan kepala sekolah sesuai
dengan hak akses masing-masing yang mampu menjalankan proses pencatatan, dan
pelaporan surat dengan lebih cepat dan rapi dibandingkan metode manual
sebelumnya. Kesimpulannya, pengembangan sistem pengarsipan surat berbasis
web ini mempermudah pencarian data surat, mengurangi risiko kehilangan
dokumen, serta memberikan akses yang lebih terstruktur bagi pengguna. Dengan
adanya sistem ini, proses kerja staf menjadi lebih tertata dan waktu kerja dapat
dihemat secara baik .